politique de confidentialité

La confidentialité des informations est un principe important pour New Freedom Chiropractic. Nous nous engageons à collecter, utiliser et divulguer les informations personnelles de manière responsable et uniquement dans la mesure nécessaire aux biens et services que nous fournissons. Nous essayons également d'être ouverts et transparents sur la manière dont nous traitons les informations personnelles. Ce document décrit nos politiques de confidentialité.

QU'EST-CE QUE LES INFORMATIONS PERSONNELLES?

Les informations personnelles sont des informations sur une personne identifiable. Les informations personnelles comprennent les informations relatives à leurs caractéristiques personnelles (par exemple, sexe, âge, adresse ou numéro de téléphone du domicile, situation familiale), leur état de santé (par exemple, antécédents médicaux, problèmes de santé, services de santé qu'ils reçoivent) ou leurs activités et opinions ( par exemple, religion, politique, opinions exprimées par un individu, opinion ou évaluation d'un individu). Les informations personnelles doivent être comparées aux informations commerciales (par exemple, l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone d'une personne), qui ne sont pas protégées par la législation sur la protection de la vie privée.

QUI NOUS SOMMES

Notre organisation, New Freedom Chiropractic, comprend au moment de la rédaction de cet article un chiropraticien et un membre du personnel de soutien. Nous utilisons un certain nombre de consultants et d'agences qui peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, avoir un accès limité aux informations personnelles que nous détenons. Il s'agit notamment des teneurs de livres et des comptables, des sociétés de cartes de crédit, des nettoyeurs et des avocats. Nous limitons leur accès à toutes les informations personnelles que nous détenons dans la mesure du possible. Nous avons également l'assurance qu'ils respectent les principes de confidentialité appropriés.

NOUS RECUEILLONS DES INFORMATIONS PERSONNELLES: OBJECTIFS PRINCIPAUX

À propos des patients

Comme tous les chiropraticiens, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos patients. Pour nos patients, le but principal de la collecte de renseignements personnels est de fournir un traitement chiropratique. Par exemple, nous recueillons des informations sur les antécédents médicaux, la condition physique, la fonction et la situation sociale d'un client afin de nous aider à évaluer ses besoins en matière de santé, à le conseiller sur ses options, puis à lui fournir les soins de santé qu'il choisit de recevoir. Un deuxième objectif principal est d'obtenir une base d'information sanitaire et sociale de sorte qu'en fournissant des services de santé continus, nous puissions identifier les changements qui se produisent au fil du temps. Il serait rare que nous collections de telles informations sans le consentement exprès du patient, mais cela pourrait se produire en cas d'urgence (par exemple, le patient est inconscient) ou lorsque nous pensons que le client consentirait si on lui demandait et qu'il est impossible d'obtenir son consentement (par exemple , un membre de la famille qui transmet un message de notre patient et nous n'avons aucune raison de croire que le message n'est pas authentique).

À PROPOS DU PERSONNEL CONTRACTUEL, DES BÉNÉVOLES ET DES ÉTUDIANTS

Pour les personnes qui sont engagées pour travailler pour nous (par exemple, les travailleurs temporaires), notre objectif principal en matière de collecte de renseignements personnels est de nous assurer que nous pouvons les contacter à l'avenir (par exemple, pour de nouvelles affectations) et pour la communication nécessaire liée au travail (par exemple. , envoi des chèques de paie, des reçus fiscaux de fin d'année). Des exemples du type d'informations personnelles que nous recueillons à ces fins comprennent les adresses personnelles et les numéros de téléphone. Il est rare pour nous de collecter de telles informations sans consentement préalable, mais cela peut se produire dans le cas d'une urgence sanitaire (par exemple, une épidémie de SRAS) ou pour enquêter sur une éventuelle infraction à la loi (par exemple, si un vol devait se produire dans le clinique). Si le personnel contractuel, les bénévoles ou les étudiants souhaitent une lettre de recommandation ou une évaluation, nous collecterons des informations sur leur rendement lié au travail et fournirons un rapport comme ils l'ont autorisé.

NOUS RECUEILLONS DES INFORMATIONS PERSONNELLES: FINS CONNEXES ET SECONDAIRES

Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons également des informations à des fins liées ou secondaires à nos objectifs principaux. Les exemples les plus courants de nos objectifs connexes et secondaires sont les suivants:

Pour facturer les patients pour des biens et services qui n'ont pas été payés à l'époque, pour traiter les paiements par carte de crédit ou pour recouvrer les comptes impayés.

Informer les patients que leur produit ou service doit être revu (par exemple, examen progressif).

Les chiropraticiens sont réglementés par l'Ordre des chiropraticiens de l'Ontario qui peut inspecter nos dossiers et interroger notre personnel dans le cadre de leurs activités de réglementation dans l'intérêt public. De plus, en tant que professionnels, nous signalerons les fautes graves, l'incompétence ou l'incapacité d'autres praticiens, qu'ils appartiennent à d'autres organisations ou à la nôtre. De plus, notre organisation estime qu'elle devrait rapporter aux autorités des informations suggérant un comportement illégal grave. Les régulateurs externes ont leurs propres obligations strictes en matière de confidentialité. Parfois, ces rapports incluent des informations personnelles sur nos patients, ou d'autres personnes, pour étayer le problème (par exemple, des services inappropriés). De plus, comme toutes les organisations, divers organismes gouvernementaux (par exemple, l'Agence des douanes et du revenu du Canada, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, la Commission des droits de la personne, etc.) ont le pouvoir d'examiner nos dossiers et d'interroger notre personnel dans le cadre de leurs mandats. Dans ces circonstances, nous pouvons consulter des professionnels (par exemple, des avocats, des comptables) qui enquêteront sur l'affaire et nous feront rapport.

Le coût de certains biens / services fournis par l'organisation aux patients est payé par des tiers (par exemple, une assurance privée). Ces tiers payants ont souvent votre consentement ou votre autorité législative pour nous demander de collecter et de leur divulguer certaines informations afin de démontrer le droit du patient à ce financement.

Les patients ou autres personnes avec lesquelles nous traitons peuvent avoir des questions sur nos produits ou services après leur réception. Nous fournissons également des services continus à bon nombre de nos patients sur une période de plusieurs mois ou années pour laquelle nos dossiers précédents sont utiles. Nous conservons les informations de nos patients pendant au moins sept ans après le dernier contact pour nous permettre de répondre à ces questions et de fournir ces services (notre Collège de réglementation nous oblige également à conserver nos dossiers de patients).

Si New Freedom Chiropractic ou ses actifs devaient être vendus, l’acheteur voudrait procéder à un examen de «diligence raisonnable» des dossiers de la clinique pour s’assurer qu’il s’agit d’une entreprise viable qui a été présentée honnêtement à l’acheteur. Cette diligence raisonnable peut impliquer un examen de nos dossiers comptables et de service. L'acheteur ne serait pas en mesure de supprimer ou d'enregistrer des informations personnelles. Avant de pouvoir accéder aux fichiers, l'acheteur doit fournir une promesse écrite de garder toutes les informations personnelles confidentielles. Seuls les acheteurs de bonne réputation qui ont déjà accepté d’acheter l’entreprise ou ses actifs de l’organisation auraient accès aux renseignements personnels, et uniquement dans le but de compléter leur recherche de diligence raisonnable avant de conclure l’achat.

Vous pouvez choisir de ne pas participer à certains de ces objectifs connexes ou secondaires (par exemple, en payant vos services à l'avance). Cependant, nous n'avons pas beaucoup de choix sur certains de ces objectifs connexes ou secondaires (par exemple, la réglementation externe).

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous comprenons l'importance de protéger les informations personnelles. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes:

Les informations sur papier sont soit sous surveillance, soit sécurisées dans une zone verrouillée ou restreinte.

Le matériel électronique est soit sous surveillance, soit sécurisé dans une zone verrouillée ou restreinte à tout moment. De plus, les mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.

Les informations sur papier sont transmises par le biais d'enveloppes ou de boîtes scellées et adressées par des entreprises réputées.

Le personnel est formé pour collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour remplir ses fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.

Les consultants externes et les agences ayant accès aux informations personnelles doivent conclure des accords de confidentialité avec nous.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous devons conserver les informations personnelles pendant un certain temps pour nous assurer de pouvoir répondre à toutes vos questions sur les services fournis et pour notre propre responsabilité envers les organismes de réglementation externes. Cependant, nous ne voulons pas conserver les informations personnelles trop longtemps afin de protéger votre vie privée.

Nous conservons nos dossiers patients pendant 7 à 10 ans. Nos répertoires de patients et de contacts sont beaucoup plus difficiles à détruire systématiquement, c'est pourquoi nous supprimons ces informations lorsque nous le pouvons s'il ne semble pas que nous vous recontacterons. Cependant, si vous le demandez, nous supprimerons immédiatement ces informations de contact.

Nous détruisons les fichiers papier contenant des informations personnelles par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant et, lorsque le matériel est mis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit ou effacé.

VOUS POUVEZ CONSULTER VOS INFORMATIONS

À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet. Souvent, tout ce que vous avez à faire est de demander. Nous pouvons vous aider à identifier les documents que nous pourrions détenir à votre sujet. Nous essaierons également de vous aider à comprendre toute information que vous ne comprenez pas (par exemple, formulaires courts, langage technique, etc.). Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous fournir cet accès. Nous nous réservons le droit de facturer des frais nominaux pour de telles demandes.

En cas de problème, nous pouvons vous demander de mettre votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous en informerons dans les 30 jours si cela est possible et vous indiquerons la raison, du mieux que nous pouvons, pour laquelle nous ne pouvons pas vous donner accès.

Si vous pensez qu'il y a une erreur dans l'information, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Cela s'applique aux informations factuelles et non aux opinions professionnelles que nous pourrions avoir formées. Nous pouvons vous demander de fournir de la documentation indiquant que nos fichiers sont erronés. Si nous convenons que nous avons commis une erreur, nous effectuerons la correction et informerons toute personne à qui nous avons envoyé les informations. Si nous ne reconnaissons pas que nous avons commis une erreur, nous accepterons tout de même d'inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point et nous la transmettrons à toute autre personne ayant reçu les informations précédentes.

AS-TU UNE QUESTION?

Notre responsable de l'information, Stephanie Bogora, peut être jointe à:

2016 Tenth Line, Unit 7 | Orléans, ON | K4A 4X4
TÉLÉPHONE (613) 837-9777

Elle tentera de répondre à toutes vos questions ou préoccupations.

Si vous souhaitez déposer une plainte officielle concernant nos pratiques de confidentialité, vous pouvez le faire par écrit à notre responsable de l'information. Elle accusera réception de votre plainte, veillera à ce qu'elle fasse l'objet d'une enquête rapide et à ce que vous receviez une décision formelle et des motifs par écrit.

Si vous avez des inquiétudes concernant le professionnalisme ou la compétence de nos services ou la capacité mentale ou physique de l'un de nos employés professionnels, nous vous demanderons d'en discuter avec nous. Cependant, si nous ne pouvons pas répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de vous plaindre auprès de notre organisme de réglementation:

L’ORDRE DES CHIROPRACTICIENS DE L'ONTARIO
130 Bloor St. West, Suite 902 | Toronto, ON | M5S 1N5
TÉLÉPHONE (416) 922-6355 | FAX (416) 925-9610
cco.info@cco.on.ca

Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Il s'agit d'une loi complexe qui prévoit des exceptions supplémentaires aux principes de protection de la vie privée qui sont trop détaillées pour être énoncées ici. Il existe de rares exceptions aux engagements énoncés ci-dessus.

Pour les demandes de renseignements plus générales, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Canada supervise l'administration de la législation sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le commissaire agit également comme une sorte d'ombudsman pour les différends relatifs à la protection de la vie privée. Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée peut être joint au:

COMMISSARIAT À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DU CANADA
30 RUE VICTORIA | GATINEAU, QUEBEC | K1A 1H3
TÉLÉPHONE (819) 994-5444 | SANS FRAIS 1-800-282-1376
FAX (613) 947-6850 | ATS (819) 994-6591
www.priv.gc.ca/fr/