Politique de confidentialité de New Freedom Chiropractic

La protection des renseignements personnels est un principe important pour New Freedom Chiropractic. Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de manière responsable et uniquement dans la mesure nécessaire pour les biens et services que nous fournissons. Nous essayons également d'être ouverts et transparents quant à la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Ce document décrit nos politiques de confidentialité.

QU'EST-CE QUE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels sont des renseignements sur une personne identifiable. Les renseignements personnels comprennent les renseignements qui se rapportent à leurs caractéristiques personnelles (p. ex. sexe, âge, adresse du domicile ou numéro de téléphone, situation familiale), à leur santé (p. ex. antécédents médicaux, problèmes de santé, services de santé qu'ils reçoivent) ou à leurs activités et points de vue (p. ex. religion, politique, opinions exprimées par une personne, opinion ou évaluation d'une personne). Les renseignements personnels doivent être comparés aux renseignements commerciaux (p. ex. l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone d'une personne), qui ne sont pas protégés par la législation sur la protection des renseignements personnels.

QUI NOUS SOMMES

Notre organisation, New Freedom Chiropractic, comprend au moment de la rédaction du présent rapport un chiropraticien et un membre du personnel de soutien. Nous avons recours à un certain nombre de consultants et d'agences qui peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Il s'agit notamment des comptables et comptables, des sociétés émettrices de cartes de crédit, des nettoyeurs et des avocats. Nous limitons leur accès aux renseignements personnels que nous détenons dans la mesure du possible. Nous avons également l'assurance qu'ils respectent les principes appropriés en matière de protection de la vie privée.

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : FINS PRINCIPALES

À propos des patients

Comme tous les chiropraticiens, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos patients. Pour nos patients, le but principal de la collecte de renseignements personnels est de fournir un traitement chiropratique. Par exemple, nous recueillons des renseignements sur les antécédents médicaux, la condition physique, les fonctions et la situation sociale d'un client afin de nous aider à évaluer quels sont ses besoins en matière de santé, de l'informer de ses options et de lui fournir les soins de santé qu'il choisit de recevoir. Un deuxième objectif principal est d'obtenir une base de données de base sur la santé et les renseignements sociaux afin que, dans la prestation de services de santé continus, nous puissions identifier les changements qui se produisent au fil du temps. Il serait rare que nous recueillions de tels renseignements sans le consentement exprès du patient, mais cela peut se produire en cas d'urgence (p. ex., le patient est inconscient) ou lorsque nous croyons que le client consentirait s'il le demandait et qu'il est impossible d'obtenir le consentement (p. ex., un membre de la famille transmet un message de notre patient et nous n'avons aucune raison de croire que le message n'est pas authentique).

À propos du personnel contractuel, des bénévoles et des étudiants

Pour les personnes engagées à contrat pour travailler pour nous (p. ex., les travailleurs temporaires), notre principal objectif de la collecte de renseignements personnels est de nous assurer que nous pouvons communiquer avec elles à l'avenir (p. ex., pour de nouvelles affectations) et pour les communications nécessaires liées au travail (p. ex. envoi de chèques de paie, reçus d'impôt de fin d'année). Des exemples de types de renseignements personnels que nous recueillons à ces fins comprennent les adresses domiciliaires et les numéros de téléphone. Il est rare que nous recueillions de tels renseignements sans consentement préalable, mais cela peut se produire dans le cas d'une urgence sanitaire (p. ex., une éclosion de maladie transmissible) ou pour enquêter sur une possible violation de la loi (p. ex., si un vol devait se produire dans la clinique). Si le personnel contractuel, les bénévoles ou les étudiants souhaitent recevoir une lettre de recommandation ou une évaluation, nous recueillerons des renseignements sur leur rendement au travail et fournirons un rapport tel qu'autorisé par eux.

NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : FINS CONNEXES ET SECONDAIRES

Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons également des renseignements à des fins liées ou secondaires à nos fins principales. Les exemples les plus courants de nos objectifs connexes et secondaires sont les suivants :

Facturer aux patients des biens et services qui n'ont pas été payés à l'époque, traiter les paiements par carte de crédit ou recouvrer des comptes impayés. Informer les patients que leur produit ou service doit être examiné (p. ex. examen progressif).

Les chiropraticiens sont réglementés par l'Ordre des chiropraticiens de l'Ontario qui peut inspecter nos dossiers et interroger notre personnel dans le cadre de ses activités réglementaires dans l'intérêt public. De plus, en tant que professionnels, nous signalerons les fautes graves, l'incompétence ou l'incapacité d'autres praticiens, qu'ils appartiennent à d'autres organisations ou à la nôtre. De plus, notre organisation croit qu'elle devrait signaler aux autorités toute information suggérant un comportement illégal grave. Les organismes de réglementation externes ont leurs propres obligations strictes en matière de protection de la vie privée. Parfois, ces rapports contiennent des renseignements personnels sur nos patients ou d'autres personnes pour étayer la préoccupation (p. ex. services inappropriés). De plus, comme toutes les organisations, divers organismes gouvernementaux (p. ex. Agence des douanes et du revenu du Canada, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Commission des droits de la personne, etc.) ont le pouvoir d'examiner nos dossiers et d'interroger notre personnel dans le cadre de leur mandat. Dans ces circonstances, nous pouvons consulter des professionnels (p. ex. avocats, comptables) qui enquêteront sur l'affaire et nous feront rapport.

Le coût de certains biens et services fournis par l'organisme aux patients est payé par des tiers (p. ex., assurance privée). Ces tiers payeurs ont souvent votre consentement ou votre autorité législative pour nous ordonner de recueillir et de leur divulguer certains renseignements afin de démontrer que les patients ont droit à ce financement.

Les patients ou les autres personnes avec lesquelles nous traitons peuvent avoir des questions au sujet de nos produits ou services après leur réception. Nous fournissons également des services continus à bon nombre de nos patients sur une période de plusieurs mois ou années pour laquelle nos dossiers antérieurs sont utiles. Nous conservons les renseignements sur nos patients pendant au moins sept ans après le dernier contact pour nous permettre de répondre à ces questions et de fournir ces services (notre Collège de réglementation exige également que nous conservions nos dossiers patients).

Si New Freedom Chiropractic ou ses actifs devaient être vendus, l'acheteur voudrait procéder à un examen de « diligence raisonnable » des dossiers de la Clinique pour s'assurer qu'il s'agit d'une entreprise viable qui a été présentée honnêtement à l'acheteur. Cette diligence raisonnable peut nécessiter un examen de nos dossiers de comptabilité et de service. L'acheteur ne serait pas en mesure de retirer ou d'enregistrer des renseignements personnels. Avant d'avoir accès aux dossiers, l'acheteur doit fournir une promesse écrite de garder tous les renseignements personnels confidentiels. Seuls les acheteurs réputés qui ont déjà accepté d'acheter l'entreprise de l'organisation ou ses actifs auront accès aux renseignements personnels, et uniquement dans le but d'effectuer leur recherche préalable avant de conclure l'achat.

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Vous pouvez choisir de ne pas participer à certaines de ces fins connexes ou secondaires (p. ex., en payant vos services à l'avance). Cependant, nous n'avons pas beaucoup de choix quant à certaines de ces fins connexes ou secondaires (p. ex., la réglementation externe).

LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous comprenons l'importance de protéger les renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes :

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Les renseignements sur papier sont soit sous surveillance, soit conservés dans une zone verrouillée ou réglementée. Le matériel électronique est soit sous surveillance, soit sécurisé dans une zone verrouillée ou réglementée en tout temps. De plus, les mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.

Les renseignements sur papier sont transmis au moyen d'enveloppes ou de boîtes scellées et adressées par des entreprises réputées. Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir ses fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.

Les consultants externes et les organismes ayant accès aux renseignements personnels doivent conclure des ententes de protection de la vie privée avec nous.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous devons conserver vos renseignements personnels pendant un certain temps pour nous assurer que nous pouvons répondre à toutes vos questions sur les services fournis et pour notre propre responsabilité envers les organismes de réglementation externes. Cependant, nous ne voulons pas conserver vos renseignements personnels trop longtemps afin de protéger votre vie privée.

Nous conservons nos dossiers de patients pendant 7 à 10 ans. Nos répertoires de patients et de contacts sont beaucoup plus difficiles à détruire systématiquement. Nous supprimons donc ces informations lorsque nous le pouvons s'il ne semble pas que nous vous recontacterons. Toutefois, si vous le demandez, nous supprimerons ces coordonnées immédiatement.

Nous détruisons les dossiers papier contenant des renseignements personnels en les déchiquetant. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant et, lorsque le matériel est mis au rebut, nous veillons à ce que le disque dur soit physiquement détruit ou effacé.

VOUS POUVEZ CONSULTER VOS INFORMATIONS.

À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet. Souvent, tout ce que vous avez à faire est de demander. Nous pouvons vous aider à identifier les documents que nous pourrions avoir à votre sujet. Nous essaierons également de vous aider à comprendre toute information que vous ne comprenez pas (p. ex. formulaires abrégés, langage technique, etc.). Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous donner cet accès. Nous nous réservons le droit de facturer des frais minimes pour de telles demandes.

S'il y a un problème, nous pouvons vous demander de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous en informerons dans les 30 jours si possible et vous indiquerons la raison, du mieux que nous pouvons, pour laquelle nous ne pouvons pas vous donner accès.

Si vous croyez qu'il y a une erreur dans l'information, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Cela s'applique aux renseignements factuels et non aux opinions professionnelles que nous avons pu former. Il se peut que nous vous demandions de fournir des documents attestant que nos dossiers sont erronés. Si nous convenons que nous avons commis une erreur, nous effectuerons la correction et aviserons toute personne à qui nous avons envoyé les renseignements. Si nous ne convenons pas que nous avons commis une erreur, nous accepterons tout de même d'inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point et nous transmettrons cette déclaration à toute autre personne ayant reçu les renseignements antérieurs.

AVEZ -VOUS UNE QUESTION ?

Vous pouvez joindre notre agent à l'information à l'adresse suivante :
2016 Dixième ligne, unité 7, Orléans (Ontario) K4A 4X4‍

613) 837-9777

Si vous souhaitez déposer une plainte officielle au sujet de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, vous pouvez la déposer par écrit à notre responsable de l'information. Ils accuseront réception de votre plainte, veilleront à ce qu'elle fasse l'objet d'une enquête rapide et à ce que vous receviez une décision officielle et des motifs par écrit.

Si vous avez des préoccupations au sujet du professionnalisme ou de la compétence de nos services ou de la capacité mentale ou physique de l'un de nos membres du personnel professionnel, nous vous prions de discuter de ces préoccupations avec nous. Toutefois, si nous ne pouvons pas répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre organisme de réglementation :

L'ORDRE DES CHIROPRATICIENS DE L'ONTARIO

130, rue Bloor Ouest, bureau 902 | Toronto (Ontario) | M5S 1N5
TÉLÉPHONE 416) 922-6355 | TÉLÉCOPIEUR 416) 925-9610
Courriel : cco.info@cco.on.ca

Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Il s'agit d'une loi complexe qui prévoit des exceptions supplémentaires aux principes de protection de la vie privée qui sont trop détaillés pour être énoncés ici. Il existe quelques rares exceptions aux engagements énoncés ci-dessus.

Pour les demandes plus générales, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Canada supervise l'administration de la législation sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le commissaire agit également comme une sorte d'ombudsman pour les différends relatifs à la protection de la vie privée. Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée peut être contacté à l'adresse suivante :

112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3
TÉLÉPHONE 613) 995-8210 | SANS FRAIS 1-800-282-1376
TÉLÉCOPIEUR 613) 947-6850 | TTY 613) 992-9190
www.priv.gc.ca

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